Подготовка к командировке

Содержание

Как подготовиться к командировке

Подготовка к командировке

Когда узнаёшь про новую командировку, всегда сначала радуешься, что вырвешься из офиса, познакомишься с новыми людьми… А потом видишь бюджет, понимаешь, что организовывать всё придётся самому, и вот она — старая добрая паника!

Спокойно! Подробно рассказываем, как подготовиться к командировке, на что обратить внимание и о чём стоит помнить, чтобы организация поездки не заняла слишком много сил и времени.

Одно из главных правил при подготовке к командировке — не откладывать всё на последние дни.

Всё как обычно — чем раньше бронируешь, тем больше вариантов и выгоднее цены. Так ты сможешь отхватить бюджетные билеты на прямой перелёт, подобрать удобный (и интересный) вариант для рейса с пересадкой и выбрать отель в удобном месте по хорошей цене. На что обратить внимание при выборе отеля, подробно расскажем ниже. 

Если затянешь, просто не уложишься в сумму, полетишь максимально неудобным рейсом и жить будешь в посредственном отеле. Оно тебе надо?

Удобнее всего бронировать отель и авиаперелёт в одном месте — все документы будут храниться в одном «Личном кабинете» и тебе не придётся прыгать между сайтами для сверки информации и печати документов. Такие услуги не всегда есть в онлайн-сервисах бронирования (на Ostrovok.ru нет), зато есть на B2B.Ostrovok.

B2B.Ostrovok — это тот же сервис, только с дополнительными «плюшками» для корпоративных клиентов.

Здесь бронировать отель для командировки дешевле (а значит, можно взять вариант получше), плюс все закрывающие документы в одном отчёте. И да, на B2B.

Ostrovok можно одновременно забронировать авиабилеты, отель, арендовать автомобиль, заказать трансфер и даже оформить страховку, — в общем, подготовиться к командировке по полной программе.

Оформи медстраховку для выезда за рубеж

Если компания предоставляет ДМС, скорее всего, медстраховка для выезда за рубеж входит в твой план. Остаётся только уточнить, как её получить, и сделать это. Если от работы медстраховка не положена, тоже ничего страшного, оформишь её онлайн за несколько минут там, где удобно.

Вместе с полисом сразу распечатай подтверждение оплаты — приложишь его к остальным чекам, когда будешь писать отчёт о командировке.

Если командировка заграничная, обязательно проверь срок действия своей визы.

Подай документы на визу

Если думаешь, что виза есть, просто проверь. Не счесть «весёлых» историй про то, как на паспортном контроле оказалось, что виза закончилась вчера.

Когда визу всё-таки нужно оформить, время опять работает на тебя: раньше подашь документы — больше шансов, что всё пройдёт спокойно и без лишних переживаний. Если времени до вылета мало, а визы нет, обсуди с руководством возможность экспресс-подачи документов. Срочная виза дороже, но, возможно, в компании готовы на эти траты.

На что обратить внимание при бронировании отеля

Когда едешь в командировку в первый раз, кажется, что отель — вещь далеко не самая важная: днём будешь пропадать на встречах или семинарах, вечером — посещать неформальные встречи или гулять по новому городу, а переночевать можно и в неудачном отеле. Насколько это мнение ошибочное, поймёшь, когда вернёшься из командировки уставший и невыспавшийся.

Подобрать отель для командировки — пожалуй, самый сложный этап из всей подготовки, поэтому подход у нас будет серьёзный.

Если есть возможность, выбирай номер с включённым завтраком — не придётся с утра пораньше бегать по незнакомому городу в поисках кафе.

Главное, что нужно учесть

1. Бронируй отель рядом с местом проведения основных встреч — так будешь тратить меньше времени на дорогу, а значит, сможешь больше гулять вечером и спать утром.

Если такой возможности нет, при подготовке к командировке ищи отель на полпути между аэропортом/вокзалом и работой, чтобы хотя бы после/перед полётом, когда ты будешь с чемоданами, не тратить много сил и времени на дорогу.

Если в командировку вы летите целой командой, есть смысл бронировать всем вместе. На B2B.Ostrovok это называется групповое бронирование.

Работает так: ты отправляешь запрос, когда, куда и сколько человек едет, менеджер бронирует несколько номеров и следит, чтобы все номера были рядом, а каждого сотрудника поселили, куда нужно.

Так вы сможете сэкономить, а в лучшем случае ещё и получите дополнительные услуги, например «Ранний заезд / Поздний выезд» или апгрейд номера — это зависит от политики отеля.

2. Выбирай тариф с завтраками. Кто знает, сколько времени будет идти встреча и получится ли вырваться на обед. Чтобы пережить сложный рабочий день, надо хорошо подкрепиться утром, и это легче всего сделать в отеле. Опять же сэкономишь время на поиске кафе и поспишь подольше.

3. Если прилетаешь рано утром и/или улетаешь поздно вечером, узнай, есть ли в отеле возможность раннего заезда и позднего выезда. За услугу, скорее всего, придётся доплатить, но это всё равно будет дешевле, чем бронировать дополнительные сутки.

Лучше всего забронировать отель недалеко от бизнес-центра или офиса, где будут проходить встречи.

4. При оплате отеля на месте можно сразу прямо там забрать закрывающие документы.

5. Узнай, сколько будет стоить трансфер в/из отеля. Если вас несколько человек, трансфер может оказаться дешевле, чем такси или стоимость билетов на общественный транспорт в сумме. Бывает, что трансфер отель предоставляет бесплатно (или бесплатно можно получить такой апгрейд при групповом бронировании).

6. Если бронируешь авто, заранее подумай, где будешь парковаться

Источник: https://blog.ostrovok.ru/kak-podgotovitsya-k-komandirovke/

Оформление документов в процессе подготовки командировок руководителя

Подготовка к командировке

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения .

В последнее время термин «командировка» все чаще заменяют другим – деловая поездка руководителя.

По мнению специалистов, это обусловлено тем, что Россия вступила в международный рыночный обмен, изменилась экономическая ситуация в стране, а также имидж, роль и задачи руководителя в условиях рыночных отношений. Однако, мы будем употреблять термин, который обозначен в Учебно-методическом комплексе.

Командировки руководителя делятся на 3 категории:

  • в пределах России;
  • в ближнее зарубежье (бывшие республики СССР, где сохранилось многое от советского менталитета);
  • международные.

Вместе с тем, учитываются и другие факторы:

  • сроки командировки;
  • ее задачи (ознакомительная, итоговая и др.)%
  • сложность решаемых вопросов.

Схема подготовки командировкиНезависимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме.

Руководитель сообщает секретарю:

  • цель поездки;
  • вопросы, которые необходимо решить;
  • встречи (лица);
  • места посещения.

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию, которая может понадобиться руководителю в командировке:

    • доклад или реферат для планируемых в командировке конференции, совещания;
    • договоры (действующие и проекты);
    • справки, сводки, диаграммы и т. д.

В случае необходимости, вместе с руководителем секретарь анализирует и дорабатывает документы, а также делает несколько ксерокопий (при этом по 1 экз. оставляет себе).

Секретарь составляет программу командировки, основные пункты которой, как правило, следующие:

  • организации и лица, с которыми должен встретиться руководитель;
  • время, на которое назначены встречи или мероприятия.

Для наглядности программа может быть составлена в виде таблицы:

ВремяОрганизация или местоЛицо, с которым предстоит встретиться

Секретарю необходимо согласовать программу с принимающей стороной, уточнив сроки пребывания руководителя; если будут коррективы, то их обязательно внести.

Программа заграничной командировки, рассчитанная на несколько пунктов и несколько дней, может быть более детальной и обширной и содержать следующую информацию:

  • время (длительность поездки, дата отправления и прибытия);
  • способ передвижения (самолетом, поездом, на машине);
  • расписание деловых мероприятий;
  • места посещения и проезда к ним;
  • лица или компании, с которыми необходимо установить предварительную связь.

Подготовку такой программы, как правило, начинают с того, что определяют основные события, время, место и сроки их проведения, которые уже согласованы с принимающей стороной. Исходя из оставшегося времени, планируют менее важные мероприятия, определяя их время, место, продолжительность.

В такую подробную программу секретарь включает по максимуму всю имеющуюся информацию: адреса, названия, номера телефонов, факсов, электронную почту, сведения, о лицах с которыми встречается руководитель, и которые могут быть ему полезны.

Копию программы секретарь должен оставить у себя, чтобы в случае необходимости оперативно связаться с руководителем. По согласованию с руководителем еще одну копию программы секретарь передает заместителю руководителя или тому должностному лицу, которое укажет руководитель.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки:

  • паспорт;
  • виза;
  • авиабилеты;
  • страховой полис;
  • ваучер на услуги;
  • документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.);
  • образцы продукции.

Если командировка руководителя предполагает посещение нескольких городов, промышленных центров, то секретарь должен тщательно проработать маршрут руководителя, согласовав и уточнив его с расписанием самолетов, поездов и т. д.

В обязанности секретаря также входит заказ билетов до места назначения и обратно. Секретарь бронирует номер в гостинице на основании заявки, составленной на бланке письма организации и направленной по факсу.

Из гостиницы необходимо получить подтверждение бронирования, которое содержит:

  • фамилию, имя, отчество гостя;
  • № брони;
  • время проживания;
  • тип забронированного номера.

Если в структуре организации отсутствует служба протокола, секретарь обеспечивает визовую поддержку, он же оформляет все выездные документы.

Секретарь готовит подарки и сувениры для принимающей стороны, обеспечивает руководителя необходимыми бланками документов, визитными карточками руководителя, канцелярскими принадлежностями (блокнотами, папками, ручками, дисками и т. д.).

Накануне отъезда необходимо еще раз все проверить и получить от руководителя указания о важных неотложных делах, которые следует выполнить в его отсутствие, отменить все встречи, которые были назначены раньше и приходятся на дни его командировки.

Вопрос о необходимости секретаря проводить руководителя в аэропорт, равно как и о встрече при прилете назад, решает сам руководитель.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  • приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9);
  • командировочное удостоверение работника (форма № Т-10);
  • служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а);
  • авансовый отчет (форма № АО-1).

До создания приказа о направлении руководителя в командировку заполняется и оформляется служебное задание, оно используется для создания приказа и составления отчета о выполнении цели служебной командировки.

Форма служебного задания для направления в командировку

Задание утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом, затем передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Эта же форма № Т-10а содержит и отчет о выполнении задания, поэтому является очень удобной.

Чтобы руководитель отправился в командировку, недостаточно только письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. Форма Т-9.

Как правило, проект приказа о командировке руководителя готовит его секретарь. Приказ:

  • заполняется работником кадровой службы;
  • визируется главным бухгалтером;
  • подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

В приказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество;
  • структурное подразделение;
  • профессия (должность) командируемого;
  • цель;
  • сроки;
  • место командировки.

При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия отправления в командировку. Так, командировочные расходы нередко оплачиваются приглашающей (принимающей) стороной.
После подписания приказ обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Журнальная форма содержит следующие разделы:

Дата приказа№ приказаКраткое содержаниедолжность лица, подписавшего документ

По усмотрению организации в журнале регистрации могут быть дополнительные разделы в соответствии с установленными правилами.
Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10 после подписания приказа о командировании.

Форма командировочного удостоверения

Форма командировочного удостоверения. Оборотная сторона

Командировочное удостоверение оформляет секретарь, внося в него все данные из приказа. Журнал регистрации командировочных удостоверений имеет следующие графы:

Дата выдачиДолжность, фамилия, имя, отчествоМесто командировкиЦельСрок командировкиДата и № приказа

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.

По завершении командировки составляется Авансовый отчет. Он составляется командированным в одном экземпляре по установленной форме.

Форма авансового отчета о командировке

На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих производственные расходы (квитанции, проездные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1–6 оборотной стороны формы.

Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете. Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь получает от него указания о своих действиях во время отсутствия руководителя.

Согласно установленной практике, в этот период времени секретарь выполняет все свои обычные делопроизводственные обязанности: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы, группирует их по рубрикам и т. д.

Однако, наряду с этими обычными обязанностями, секретарь уделяет внимание тем вопросам, которым не может уделить должное внимание в другое время:

  • составлению номенклатуры дел;
  • формированию дел;
  • оформлению дел;
  • проверке наличия документов и дел.

Телефонные звонки, адресованные руководителю, секретарь записывает в специальном журнале. Если во время отсутствия руководителя в служебной поездке, вопросы могут быть решены другими должностными лицами в пределах их компетенции, телефонные звонки переадресуются, о чем делается соответствующая запись в журнале их учета.

После возвращения руководителя из командировки секретарь обрабатывает материалы командировки: копирует, сканирует, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям.

В должностные обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке, при работе над которым секретарь должен знать его цель, объем. Обычно отчет состоит из 3 разделов:

  • обоснование необходимости командировки;
  • вопросы и последовательность их решения;
  • выводы, рекомендации и предложения.

Секретарь также информирует руководителя о вопросах, возникших во время его отсутствия и ходе их решения.
Таким образом, подготовка командировки руководителя, являясь обязательной функцией секретаря, состоит из организационного и информационного обеспечения поездки руководителя.

С. И. Ожегов, Н. Ю. Шведова. Толковый словарь русского языка. Изд-е 2-е испр. и дополненное. Москва «АЗЪ», 1995, с.280.

Источник: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?294

Семь полезных советов отправляющимся в командировку

Подготовка к командировке

Подготовка к командировке — дело хлопотное. Обычно мы успеваем позаботиться обо всем, кроме личных вещей.

Чтобы не страдать от досадных неудобств и задержек, достаточно следовать нескольким простым советам.

Бывалые путешественники подскажут, как успеть увидеть самое интересное в новом городе, даже при очень напряженном рабочем графике и что делать, если купить хочется больше, чем вы в состоянии увезти с собой.

1. Важные мелочи

Собираясь на отдых, мы обычно продумываем все заранее, аккуратно отбираем одежду, косметику, готовим туалетные принадлежности и прочие нужности. Сборы в командировку — совсем другое дело. Во-первых, на них просто может не быть времени. Начальство любит быть непредсказуемым, и необходимость поездки часто возникает внезапно.

Но даже если путешествие было запланировано заранее, существует негласный закон — чем ближе дата командировки, тем больше у вас дел на работе и меньше времени приготовиться к самому отъезду. К тому же командировка — дело ответственное. Вы наверняка поедете не с пустыми руками, а значит, вам нужно будет подготовить рабочие материалы.

Все это отнимает массу сил и поглощает все внимание, особенно не очень опытных путешественников. Так что в результате позаботиться о том, чем же собственно мыться и во что переодеваться в поездке они просто забывают. Конечно, лучше забыть шампунь или утюг, чем важные деловые документы.

Но с другой стороны, ведь с грязной головой или в мятой одежде на серьезную встречу тоже не пойдешь. Можно понадеяться на то, что в гостинице все предоставят. А если нет?

В деловом путешествии, как правило, не известно, в каких условиях придется жить. Очень вероятно, что все бытовые мелочи придется решать в спешном порядке, да еще и в незнакомом месте. А это время, нервы и деньги, которые можно было бы потратить с гораздо большей пользой.

Так что лучше исключить элемент неожиданности и быть во всеоружии. Продумайте свой набор первой необходимости — это то, без чего вы не сможете привести себя в порядок. Идеальный вариант — запастись мини-упаковками средств личной гигиены. Если в ближайшее время планируются еще поездки, их можно всегда держать в чемодане.

Так вы точно не забудете эти важные мелочи. Обязательно приготовьте одежду и необходимые принадлежности для сна. Чтобы путешествие было приятным, а работа эффективной, высыпаться очень важно. Учитывайте, что на новом месте сон бывает непростой задачей: может быть слишком светло, шумно, неудобно.

Лучше заранее позаботиться о том, чтобы сделать сон более комфортным. Пусть у вас с собой будут беруши и повязка на глаза.

Не откладывайте сборы на последнюю минуту — гарантированно забудете большую часть необходимых вещей. Поставьте себе дедлайн — подготовить все нужности за неделю до поездки. Есть вероятность, что тогда вы все-таки успеете справиться с этим делом до отъезда.

Перед сборами запишите себе огромными буквами, где угодно, хоть на самом чемодане: «Не забыть зарядки и батарейки!» Очень часто об этих вещах вспоминают уже в пути, когда телефон или ноутбук начинают требовать подзарядки. Один маленький шнур может стать большой головной болью в командировке. В традиционный список того, что обязательно нужно проверить перед выходом (документы, деньги, билеты) вполне можно добавить зарядные устройства.

2. Одноразовый багаж

Совет от бывалых путешественников и тех, кто часто совершает деловые поездки — берите с собой то, что не обязательно будет везти назад. Например, для сна можно упаковать старую футболку или пижаму, которую потом не грех выбросить, чтобы не тащить ее обратно домой.

Командировки обычно не длятся больше нескольких дней, так что всевозможные одноразовые упаковки (скажем, туалетных принадлежностей) — ваш товар. Эта маленькая хитрость позволит существенно разгрузить чемодан на обратном пути.

В поездке всегда, так или иначе, что-то приобретаешь, и если часть вещей выбросится, не придется ломать голову над тем, куда упаковать покупки и сувениры.

3. Костюм «на выход»

Одежду для деловых встреч вы вряд ли забудете. Однако только ею в командировке обычно не обойдешься. Скорее всего, вам не придется работать 24 часа в сутки.

Если появится возможность прогуляться по городу или сходить куда-то развлечься, вам наверняка захочется переодеться.

Захватите с собой пару удобной обуви и джинсы, чтобы не пришлось осматривать местные достопримечательности в строгом деловом костюме или на каблуках.

4. Ваш дорожный друг

Чемодану не нужно быть бременем, которое вам придется толкать и тащить на себе всю дорогу. Это ваш помощник и друг, поэтому он должен быть легким и небольшим. Важно, чтобы чемодан был прочным, и его было удобно не только везти, но и нести.

Отправляясь куда-то на несколько дней, не стоит брать с собой весь гардероб. К тому же часть вещей вы оденете на себя. Уместив все в небольшой чемодан, вы не только почувствуете себя комфортнее в пути, но и сэкономите время.

Если вы летите самолетом, маленькую дорожную сумку можно будет взять с собой в салон как ручную кладь. Тогда вам не придется тратить время на сдачу и ожидание выдачи багажа. Только не забудьте о том, что не все предметы разрешено брать с собой в салон самолета.

Список запрещенных товаров стандартен — это всевозможные опасные предметы, колющие, режущие, сильно пахнущие, негабарит и т. д. Более конкретную информацию можно посмотреть на сайте вашего авиаперевозчика.

Кроме того, в самолет нельзя брать спреи и жидкости, если последние не упакованы в герметичную упаковку. Это значит, что туалетные принадлежности должны быть сложены в пакет с застежкой или непромокаемую косметичку, одним словом, так, чтобы ничего не разлилось.

5. Делу — время, туризму — час

Конечно, ваша компания посылает вас в командировку не гулять или развлекаться, а работать. Но ведь так обидно — побывать в новом городе или стране и ничего не увидеть, кроме рабочего места, гостиничного номера да вокзала. Даже в самом напряженном расписании можно найти часок-другой на то, чтобы осмотреть достопримечательности.

Только для этого нужно заранее точно знать, что вы хотите увидеть и где это находится. Времени на то, чтобы выискивать маршрут у вас, скорее всего, не будет, поэтому перед поездкой стоит потратить полчаса в Интернете на то, чтобы заранее узнать об интересных местах. Совершенно не обязательно ходить на экскурсии, осматривать очередные древности и архитектурные красоты.

Можно сходить в хороший ресторан местной кухни или на какое-нибудь представление.

6. Связь и ее цена

Чтобы по возвращении из командировки не глотать валидол, получив счет за услуги мобильной связи, лучше заранее поинтересоваться тарифами и продумать альтернативные способы связи.

Например, иногда дешевле бывает купить местную сим-карту, даже на несколько дней, вместо того, чтобы использовать свой номер в роуминге. Далеко не каждый работодатель готов оплачивать все командировочные затраты.

Взгляды руководства на «необходимые расходы» могут серьезно отличаться от ваших. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, вопрос со связью надо решить заранее.

7. Как увезти все, что хочется купить

Если вам повезло и предстоит командировка в шоппинговый рай, где не только все есть, но еще и все дешево, вам почти наверняка захочется купить больше, чем вы сможете увезти с собой. Когда багажа много, сразу возникает масса проблем: плата за перевес в самолете, упаковка вещей, неподъемные чемоданы.

Опытные люди знают способ не ограничивать себя в покупках и при этом ехать домой налегке. Часть вещей можно отправить почтой. Это отличный способ, если быть осторожным и предусмотреть некоторые моменты. Во-первых, надежность. Не следует высылать дорогие и ценные, а также хрупкие вещи. Упакуйте их в чемодан, а по почте пусть доезжают одежда и мелочи. И, во-вторых — сроки.

Они зачастую у нас непредсказуемы. Предпочтительнее выбирать услуги экспресс-почты, так как она быстрее и надежнее. При этом следует учитывать, что почтовые тарифы рассчитываются таким образом, что чем больше общий вес посылки, тем меньше получится цена за 1 кг.

Так что прибегать к почтовой пересылке следует только в том случае, когда вещей действительно много, более, скажем, 5 кг. Тогда и по цене это, скорее всего, будет выгоднее, чем оплата того же перевеса.

Евгения Рогачева

Работа & зарплата

Источник: https://hr-portal.ru/article/sem-poleznyh-sovetov-otpravlyayushchimsya-v-komandirovku

Как спланировать идеальную командировку: 9 лайфхаков — Meduza

Подготовка к командировке
Перейти к материалам

Партнерский материал

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на командировки больше всего.

Причем если в 2016 году расходы компаний составляли 16,1 миллиарда долларов, то, по подсчетам Global Business Travel Association, к 2021-му сумма вырастет уже до 23,5 миллиарда. Россияне стали больше путешествовать по работе, и это обходится компаниям все дороже.

Вместе с сервисом OneTwoTrip for Business «Медуза» подготовила несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

Travel-политика — это бизнес-план для командировок. Компании он необходим, чтобы четко контролировать расходы, а сотрудникам — для удобства при оформлении и планировании командировок.

В рамках travel-политики определяются суммы, которые компания готова тратить на деловые поездки сотрудников в зависимости от их позиции: какими рейсами они могут летать, в отелях какой ценовой категории будут останавливаться, могут ли рассчитывать на трансфер и компенсацию дополнительных расходов (например, мобильная связь и питание).

В итоге сотрудники сами могут выбирать наиболее удобный для них вариант передвижения в рамках установленного лимита, покупать билеты или только бронировать их, отправляя заявки на одобрение в бухгалтерию.

Легче всего настраивать travel-политику не с нуля, а на базе уже готовой онлайн-платформы. Такая есть у OneTwoTrip for Business. Подключившись к системе, можно устанавливать права и назначать лимиты для сотрудников.

Скажем, одному работнику полагаются перелеты только в экономклассе и проживание в отелях, категория которых не выше трех звезд, а для второго ограничения будут иными.
Часто в России рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой.

Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.

Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель по закону обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки. А командировки по выходным и праздникам вообще должны оплачиваться по двойной ставке.

На случай, если у сотрудника возникнут трудности во время командировки в другой стране, а к работодателю он обратиться не сможет (например, из-за разницы в часовых поясах или праздничных дней), у OneTwoTrip for Business есть круглосуточная служба поддержки.

Любая форс-мажорная ситуация решается в режиме реального времени, а не только в стандартные рабочие часы.

Организатору командировки надо позаботиться не только о том, чтобы забронировать сотруднику номер в гостинице, заранее перечислить командировочные и купить билеты на самолет, но и сделать все для того, чтобы работник на этот самолет попал.

Для этого нужно выяснить время начала регистрации и посадки, изучить расположение терминалов и несколько других параметров. К примеру, окончание регистрации в разных аэропортах может отличаться — от 45 до 30 минут до вылета. Время посадки авиакомпании тоже могут устанавливать по своему усмотрению. Но обычно при международных рейсах она начинается и заканчивается на 20–25 минут раньше, чем при перелетах внутри страны.

Если в пути запланирована пересадка, стоит сразу обратить внимание, придется ли менять терминалы.

А в крупном стыковочном хабе нужно регулярно сверяться с информационным табло и перепроверять время вылета и посадки, а также номер самого рейса: в организации некоторых стыковочных перелетов задействованы сразу несколько перевозчиков, каждый из которых может использовать свои номера.

Если сотрудник летит с короткой пересадкой, нелишним будет узнать, предоставляют ли службы конкретного аэропорта услугу фаст-трека, которая позволяет пройти регистрацию в ускоренном порядке. Если да, то заказывать ее нужно заранее.

https://www.youtube.com/watch?v=QBOP9wM00BY

Кроме того, сотруднику можно выдать список приложений, которые помогут ему ориентироваться в аэропорту. Одни позволяют в реальном времени следить за информационным табло разных аэропортов, другие — за передвижениями чемодана во время стыковок.

В приложениях удобно хранить посадочные талоны, ориентироваться при пересадках и благодаря пуш-уведомлениям всегда помнить о времени посадки. Некоторые сервисы также позволяют отслеживать не только свои передвижения, но и передвижения коллег.

Для ж/д переездов такие сервисы тоже есть.

Помимо самолетов есть поезда: по некоторым направлениям путешествие на них может быть до 30% дешевле. Кроме того, работать в поездах гораздо удобнее — для работы в тишине можно забронировать купе в VIP-вагоне.

На случай, если во время поездки нужно ответить на важный звонок или провести совещание с коллегами, в поездах «Сапсана» можно выкупить купе-переговорную — зачастую это выходит дешевле, чем покупать отдельные места в первом классе.

У OneTwoTrip for Business все работает по системе единого окна: авиа- и ж/д билеты, а также номера в отелях можно купить в одном месте.

Сервис предоставляет доступ к рейсам 800 авиакомпаний, включая лоукостеры, билетам на поезда по России и Европе, апартаментам и номерам более чем в 2 миллионах отелей по всему миру. Забронировать и оплатить все можно в одном кабинете — уходит на это в среднем не больше пары минут.

Некоторые компании, особенно крупные, поручают организацию командировок агентствам бизнес-туризма. Считается, что это сильно экономит время компании, но в реальности так происходит не всегда.

Во-первых, многие агентства до сих пор работают по устаревшей схеме: подбор вариантов осуществляется через переписку с агентом. Клиенту приходится писать большое письмо с подробными критериями того, что требуется купить.

В зависимости от сложности запроса агенту нужно от нескольких часов до нескольких дней, чтобы найти подходящие опции и вернуться с предложением. При этом клиенту предлагают лишь пару вариантов, доступа к общей картине (как в случае с поиском в онлайн-сервисе) он не получает.

Нередки ситуации, когда нужных опций в портфеле агентства нет, потому что круг его поставщиков ограничен.

Во-вторых, агентства делового туризма берут фиксированную комиссию за каждую операцию: даже если билет стоил 3000 рублей, заказчик должен будет заплатить в среднем от 300 до 900 рублей просто за то, что купил его не сам, а через агентство. Такие переплаты могут сильно ударить по travel-бюджету компании.

У OneTwoTrip for Business нет абонентской платы и скрытых сборов. Билеты и номера у сервиса почти всегда стоят дешевле, чем у агентства: OneTwoTrip работает не только с корпоративными, но и с частными покупателями, и за постоянный поток клиентов отельеры и авиаперевозчики готовы делать сервису хорошие скидки.

Благодаря этому организовать бизнес-поездку с OneTwoTrip for Business выгодно.

Речь об онлайн-сервисах, которые работают по принципу «все включено»: отели и билеты для деловых поездок можно купить в одной системе.

При подключении к ней у сотрудников появляются собственные кабинеты, в которых видна история их передвижений и аналитика по тратам — для бухгалтерии это очень удобно. Не нужно идти на сайт ж/д и авиаперевозчика, затем отдельно — на букинг: подрядчики и поставщики услуг связаны с агрегатором напрямую.

По этой же причине у таких компаний всегда больше предложений и опций, чем у офлайновых агентств делового туризма.

В отличие от последних, некоторые онлайн-сервисы работают не только с корпоративными, но и с частными клиентами. Компания обеспечивает подрядчиков постоянным оборотом, а те, в свою очередь, предоставляют сервису скидки. 

Для корпоративных клиентов OneTwoTrip for Business цены бывают даже ниже, чем на b2с-портале. Данные сотрудников нужно ввести всего один раз — они сохранятся в системе, и при последующих командировках включается автозаполнение.

Собственный travel-отдел, как правило, может себе позволить только крупный бизнес, в компаниях поменьше бронированием обычно занимается секретарь. Это не единственная его обязанность, поэтому процесс может затягиваться.

Переписка с агентством делового туризма, как было сказано выше, тоже занимает достаточно много времени.

Гораздо проще сотруднику самому отслеживать подходящие варианты онлайн и тут же их бронировать. Это снимает с секретаря дополнительные обязанности и экономит время компании.

Сам командированный сотрудник заранее узнает все детали своей поездки и может быстрее к ней подготовиться.

Главное, чтобы сотрудник четко знал свои права и лимиты в рамках travel-политики, что возможно только при грамотной системе электронного учета.

В OneTwoTrip for Business существуют настройки, по которым сотрудники приобретают билеты и бронируют отели сами, но выйти за рамки бюджета не могут — электронная система просто не даст им совершить покупку.

Также компания может настроить разноуровневый доступ в систему: командированный сотрудник готовит план своей поездки, затем этот план проходит процедуру одобрения у бухгалтерии или руководителя.

Если в компании нет систематизированного процесса закупки командировок, в деловой поездке сотрудник вынужден расплачиваться за услуги из собственного кармана. Пока компания компенсирует эти затраты, пройдет время. Многих работников это раздражает, а работодателя — ставит в неловкое положение.

Более того, если сотрудник сам расплатился в гостинице или такси наличными или картой, НДС компании не вернут. Потому что возвращают НДС только тогда, когда расчеты проводятся между двумя юридическими лицами, то есть билет на самолет или проживание в гостинице должны быть оплачены с расчетного счета компании, в которой работает командированный сотрудник.

В OneTwoTrip for Business сотрудник может оплачивать все услуги корпоративной картой или воспользоваться депозитом (который можно пополнить, оплатив счет). Инвойсы, отчеты и другие закрывающие документы по всем покупкам, заверенные печатью OneTwoTrip for Business, генерируются автоматически и тут же загружаются в личный кабинет.

Доступ к документам имеют администратор (например, бухгалтер) и любой сотрудник, которому администратор даст такие права. При необходимости скачать их можно в один клик. Компания сама решает, с какой регулярностью она хочет получать отчетность по закрывающим документам — еженедельно или ежемесячно.
Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:10.

Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.

Вести аналитику вручную неудобно, опять же — гораздо эффективнее работать в электронной системе. Тогда статистику не придется регулярно запрашивать (как в случае сотрудничества с офлайн-агентствами) — вся она будет доступна онлайн.

В OneTwoTrip for Business вся аналитика на основе покупок и передвижений формируется в системе автоматически. Можно увидеть не только общее движение средств, но и траты отделов и даже каждого сотрудника. При этом можно фильтровать результаты по периодам, способам оплаты, типам услуг.

Ну и главное, что нужно знать о OneTwoTrip for Business: независимо от размера компании работа в сервисе позволяет уменьшить расходы на деловые поездки до 30%.

Оставить заявку на подключение к сервису OneTwoTrip for Business можно тут.

Партнерский материал

Источник: https://meduza.io/slides/kak-splanirovat-idealnuyu-komandirovku-9-layfhakov

Как сделать рабочие командировки эффективными и увеличить продажи? | 5 СФЕР

Подготовка к командировке

Как сделать командировки эффективным инструментом продаж для бизнеса? В статье — пошаговый регламент рабочей командировки для сотрудников. 

Друзья, ваш товар можно продать по телефону? Или всё-таки нужна встреча продавца с клиентом? Тогда еще вопрос: как часто ваши продавцы ездят в командировки? И еще вопрос: насколько эти командировки эффективны? Имею в виду, помогают ли они стабильно выполнять план продаж? И покрывает ли прибыль от командировок затраты на них?

Командировки – это мощный инструмент продаж при правильном использовании

Командировки – это мощный инструмент продаж. Который, к сожалению, редко используют правильно. Многие компании, обжегшись о значительные расходы, которые повлекли командировки, и малые результаты, которые были получены – полностью отказались от командировок и перешли только на телефонные продажи. И зря. Потому что многие товары продать по телефону нельзя. Для этого нужны встречи.

Ярким примером из наших проектов в этом плане является компания, которая продает технику для удаления и компостирования навоза. Техника дорогая, больше миллиона гривен. Продать по телефону нельзя.

Но на момент начала проекта менеджеры работали из офиса. Когда я задала вопрос владельцу: почему? Он ответил: «Потому что не умеют ездить. Я съезжу – и контракт.

А они съездят, деньги потратят, проедут 1000 километров и ничего. Пусть сидят в офисе».

В более сорока компаниях мы выполняли проекты и практически везде встретили две основные проблемы:

  • Продавцы не любят командировки, не хотят в них ездить. Хотя признают, что это тот инструмент, который бы мог усилить продажи.
  • Когда же их «выталкивают» в командировки – совершают их неэффективно: мало встреч, переговоры ни о чем. Часто даже не с ЛПРами, а с теми, кто на месте оказался.
  • А после командировок ни-чего-го! Увеличения продаж нет. Более того, даже то, о чем говорили менеджеры сразу после командировки: «Он точно сделает заказ» — не случилось!

В итоге, соизмеряя затраты и доходы от таких командировок, руководство принимает решение: «Сидите в офисе и продавайте отсюда. Тут мы вас хоть проконтролировать можем». Но это не верно. Более того, мнение, что в офисе сотрудники под контролем – это большая иллюзия. Люди в офисе еще более бесконтрольны. И зависит это вовсе не от них, а от того, как организовал руководитель рабочий процесс.

https://www.youtube.com/watch?v=L-rZIAnGsog

Если правильно регламентировать процесс командировок, правильно расставить контрольные точки, регулярно осуществлять анализ и давать обратную связь – эта работа будет приносить эффект. И значительно бОльший, чем от сотрудников, которые перед вами сидят в офисе, но чем заняты и какой результат приносят ежедневно – неизвестно.

Ставь цели и достигай их!

Когда мы регламентировали процесс командировок у нашего клиента (продажа техники), уже в первый месяц проекта этот регламент нам принес существенные результаты. А именно:

  • Нормативное количество Анкет (с информацией о хозяйстве клиента, для расчета экономической модели).
  • Нормативное количество лидов.
  • Новые задачи по каждому клиенту, с кем проводились переговоры.
  • И как следствие – первый контракт на продажу техники у продавца, который до этого полгода работал вхолостую.

Что же должен включать Регламент командировки, чтобы процесс работал эффективно? 

  1. Подготовку к командировке.
  2. Формирование оптимального маршрута.
  3. Определение целей и подготовку сценария командировки по каждому клиенту.
  4. Ежедневный отчет по итогам командировки.
  5. Задачи для дальнейшей работы с клиентом.

Переговоры с клиентами: главные методики успеха

Рабочие командировки: подготовка

Как зачастую происходит подготовка к командировке? Начальник сказал, надо съездить – еду. Выбрал пару клиентов: эти точно будут рады, остальных по ходу дела подхвачу. Такая безалаберная подготовка приводит к тому, что деньги компании тратятся впустую.

  • Поэтому в регламенте должно быть строго регламентировано, что в ходе подготовки идет прозвон клиентов по маршруту, назначение и подтверждение встреч.
  • И в обязательном порядке должно быть поставлено условие: командировка осуществляется, только если 4-5 клиентов на один день подтвердили встречи! Категорически не допускается ситуация: поеду, а там разберусь, с кем встречаться.
  • Только с ЛПРом или ЛВРом! Только полноценная встреча, которую в предварительном звонке клиент подтвердил. Запланировал себе эту встречу и ждет вашего сотрудника в обозначенное время.

Чтобы представителю компании клиента захотелось встречаться с вашим продавцом, он должен его заинтересовать выгодным предложением, где ярко проявлена выгода от встречи. После чего клиент согласится встретиться.

Кейс из проекта

Когда я впервые услышала телефонные переговоры этих продавцов, я была в шоке. Очень сложные, многоуровневые фразы, взятые из технических и с/х справочников. Избитые фразы: «Я представляю компанию, которая на рынке Украине является официальным представителем.. Наша инновационная техника оснащена…». Клиенты не дослушивали и бросали трубки.

Я спросила: «Зачем такая сложная презентация? Вы хотите сразу по телефону продать?» Продавцы ответили: «Нет! Технику нельзя продать по телефону. Мы хотим встречу назначить». Говорю: «Так и назначайте! К чему эти сложные фразы о технике, если вам нужна встреча? Заинтересуйте клиента одной фразой. Что дает клиенту ваша техника и технология? Какую пользу? Какую выгоду? Какую проблему решает?»

Говорят: «Да у него одна проблема: куда навоз деть. С одной стороны экологический надзор штрафами грозит, с другой – в чистом виде его на поля не пустишь, он сожжет растения. Лагуны переполнены. Девать некуда». Хорошо, и как вы помогаете?

Оказалось, что технология дает возможность делать из навоза компост – органическое удобрение, которое со временем сокращает затраты на минеральные удобрения. То есть решается несколько проблем сразу:

  • убирается навоз и проблемы с экологическим надзором,
  • сокращаются затраты на минералку,
  • повышается урожайность на органике!

В итоге, оказывается, в продукте есть куча преимуществ и пользы для потребителя. И всё это объясняется простым языком, без сложных научных фраз. Поэтому когда мы так разобрались, ребята стали первый разговор с клиентом по телефону начинать так: «Хотите мы вас из навоза научим делать деньги?»

И когда клиент заинтересовывался первой фразой, ребята вкратце, без пафосных фраз, говорили, что они производят технику, внедряют технологию по производству компоста из навоза и запрашивали встречу: «Мне необходимо полчаса вашего времени. Я покажу вам технику и технологию в работе, расчет экономической модели (окупаемость и сравнение с традиционным использованием навоза и минеральных удобрений)».

Для встречи мы подготовили тоже простые, короткие фразы, без пафоса. И как результат, уже к концу первого месяца проекта первый контракт!

Поэтому, резюмируем: перед командировкой ваши продавцы должны обзвонить клиентов и назначить не менее 4 встреч на один день.

Чтобы клиенты соглашались встретиться с вашими продавцами, они в предварительном звонке должны их заинтересовать короткими ёмкими фразами, из которых клиенту будет понятна польза от встречи.

И желательно, эти фразы не отдавать на откуп продавцам, а разработать коммерческому директору или руководителю отдела продаж.

7 регламентов отдела продаж: работа с рекламациями

Командировки: формирование оптимального маршрута

Зачастую маршруты формируются с большим разбросом, на большие расстояния. Поэтому в регламенте должно быть четко написано: менеджер обязан сформировать маршрут так, чтобы в день можно было осуществлять не менее 4 встреч и расстояние между ними было до 50 км. Для этого надо тщательно разрабатывать регион. Не одного-двух клиентов из региона иметь, а больше. Значительно больше.

В компании одного из наших заказчиков настолько тщательная проработка региона, что за продавцом закрепляются районы и области. Причем торгуют люди не продуктами питания, а профнастилом.

Поэтому прорабатывать регионы тщательно можно и нужно! Тогда и командировки рационально происходят, и доставка товара осуществляется с полной загрузкой машины. Как добиваться того, чтобы продавцы прорабатывали регионы тщательно?

  1. При распределении клиентской базы использовать принцип «закрепление продавцов за регионами».
  2. Ставить нормативы на привлечение новых клиентов в месяц (от 5 до 10).

Определений целей и подготовка сценария командировки

Очень важный этап. Каждые переговоры, хоть телефонные, хоть живые, должны иметь правильную цель. Зачастую продавцы ставят ошибочную цель — сразу продать. А не продав, теряют интерес и клиента — «в бан».

Когда же процесс продаж берется под контроль, разрабатывается воронка продаж, и до продавцов доводится мысль, что целью первого звонка является знакомство и выявление потребности, а вовсе не «продать сходу», а целью первой командировки является презентация компании и товара, уточнение информации о потребности, сбор информации о клиенте для того, чтобы подготовить следующее касание (например, чтобы подготовить экономическую модель и сроки окупаемости инвестиций), если цель командировки определена верно, тогда и действия будут осуществляться правильные. И во время нее, и после нее.

Если цель первой командировки – это знакомство, презентация товара и сбор информации о хозяйстве клиента для расчета экономической модели, тогда задачей, следующей после первой командировки, будет расчет экономической модели. А целью второй командировки – будет презентация экономической модели клиенту и отработка возражений.

Чтобы ваши продавцы всегда действовали по заданному алгоритму, у вас должна быть описана воронка продаж: этапы, по которым необходимо провести лид, чтобы довести его до сделки. И согласно этапам воронки прописаны цели всех командировок. И тогда не может быть такой ситуации, что продавец едет в командировку с неясной целью. По каждому клиенту будет определена цель.

Ежедневный отчет по итогам командировки

Вот этот этап, на котором четко проверяется результативность командировок! Об отчете многие забывают. Или он происходит формально. Хотя это главный инструмент!

Отчет по итогам командировки должен происходить не устно, в формате: «Та всё нормально. Отлично съездил. Всё хорошо. Будут брать. Пока не ясно когда, но «зуб даю, что будут». Это не отчет. Это болтовня.

В обязательном порядке должна быть форма отчета (лучше, встроенная в CRM). Продавец, отправляясь в командировку, должен знать, по каким вопросам запросят отчет, чтобы иметь возможность в ходе командировки их проработать и получить ответы.

Важно, чтобы отчет отправлялся руководителю не позднее следующего рабочего дня. Не после всей командировки. Не через неделю, не к концу месяца. А именно на следующий день! Пока свежи воспоминания и чтобы своевременно поставить на контроль задачи по дальнейшей работе с клиентом.

Если руководитель этого не сделает, не проконтролирует этот процесс, понадеявшись, что «у нас все взрослые люди, все заинтересованы в результате» — с большой вероятностью этого результата не будет. Потому что люди всегда ищут простые пути. А простой путь — это «зачем эти отчеты, я и так всё помню, и так всё сделаю».

И на этом всё благополучно забывается.

Поэтому в качестве первого результата командировки – отчет установленной формы! Не просто фразы: «Презентация была хороша, я был на высоте. Когда будет заказ – не знаю».

А именно отчет, согласно которому продавцу не удастся отделаться общими фразами. И он будет вынужден провести тщательную работу в ходе командировки, чтобы сделать отчет, который у него примет руководитель.

Вот пример отчета из проекта.

Задачи для дальнейшей работы с клиентом

Вторым результатом командировки, который принесет компании прибыль – это реализованные задачи, которые были обговорены с клиентами в ходе командировок. Кому-то пообещали коммерческое предложение выслать.

Кому-то экономическую модель рассчитать. Кому-то – ответы на вопросы, которые клиент задавал в ходе переговоров. Если переговоры проведены качественно – всегда есть договоренности, которые необходимо выполнить.

Это обязательный пункт в отчете: «Следующие действия по работе с клиентом».

Эти действия должны быть внесены сначала в отчет. А из отчета данные задачи должны попасть в CRM и на контроль руководству. Если продавца не заставить, он сам этого не сделает. Будет считать, что «и так всё понятно». Но при этом ничего не будет делаться. А весь смысл командировок в том, чтобы они способствовали продвижению клиента по воронке продаж!

В ходе командировки обсуждаются вопросы, принимаются решения. И очень важно, чтобы всё это имело продолжение. Чтобы документы были высланы, звонок — сделан, договор — отправлен. А для этого решения должны быть зафиксированы и в виде сроковых задач поставлены в CRM (о которых программа будет напоминать).

Именно по такому алгоритму мы идем в своих проектах. И именно этот алгоритм создает нам системную работу: клиенты ждут наших продавцов, общаются, дают данные и заключают договора. Каждое действие тщательно готовится и потому имеет результат. Именно поэтому командировки начинают приносить прибыль, а не тянуть затраты. И так происходит в каждом нашем проекте!

Нужна помощь в повышение эффективности ваших продавцов – пожалуйста, оставляйте заявки на нашем сайте, записывайтесь на консультации! Новые эффективные модели мы разрабатываем за месяц. И еще месяц тренируем ваших продавцов жить по новым правилам. Желаю удачи и развития вашим бизнесам!

Проекты по увеличению продаж

Построение отдела продаж! Внедрение системы и обучение продавцов на рабочем месте!

Источник: https://5sfer.com/komandirovki-uvelichit-prodazhi-peregovory-reglament/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.