Приказ на оплату проезда в командировку

Содержание

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ на оплату проезда в командировку

Приказ-распоряжение о направлении работника в командировку — это официальный документ, который издают, когда сотрудник едет исполнять трудовые обязанности в другой населенный пункт. При составлении необходимо указать, куда и с какой целью отправляется человек.

На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением правительства РФ №749 от 13.10.

2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности.

На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателям следует помнить, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не дали письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это противоречит программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.

Как оформить распоряжение

При отправке в рабочую поездку работодатель издает приказ по форме, утвержденной в организации. После 2013 г.

чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать в локальных нормативных актах формы, образцы и бланки для приказов и распоряжений.

В то же время каких-то четких требований нет, разрешено пользоваться бланками, представленными в постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников служили форма Т-9, а если отправляли сразу несколько сотрудников — Т-9а. Сейчас их тоже разрешено использовать — полностью или частично.

Обратите внимание: если издают приказ о переносе командировки на другой срок, используются другие бланки, а не Т-9 или Т-9а.

Пример заполнения приказа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный).

Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Так выглядит готовый документ.

Покажем еще образец направления в командировку нескольких человек:

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Источник: https://ppt.ru/art/komandirovka/prikaz

Командировка работника в 2021 году — какие документы оформить – Институт Профессионального Кадровика

Приказ на оплату проезда в командировку
27 ноября

3931

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов. От того, насколько правильно оформлены документы для командировки, зависит обоснование расходов для налоговой инспекции.

Быстрое согласование внутри компании, контроль исполнения поручений — как оптимизировать рутинные задачи, вы узнаете из нашего курса.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

  • беременных женщин — ст. 259;
  • несовершеннолетних — ст.268.
Важно!Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

  • медицинского характера – ч.2 ст.259 ТК;
  • запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
  • по ученическому договору – ч.3 ст.203;
  • является зарегистрированным кандидатом – п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

  • сотрудницы с детьми до 3 лет;
  • одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
  • работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно!При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Оформление письменного распоряжения руководителя о командировке регламентируется абзацем 2 п.3 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

СоветВ организации может быть принят свой порядок оформления распорядительных документов для служебных поездок (абз.6 ч.1, ст.22 ТК). Там же пропишите, какие документы нужны для командировки в соответствии с потребностями и условиями вашей компании.

Документы для командировки в 2021 году:

  • запрос о согласии сотрудника (при необходимости) – согласие/отказ;
  • приказ на командировку;
  • авансовый отчет.

Служебные задания и командировочные удостоверения в настоящее время отменены, но руководитель организации вправе включить требование по оформлению этих документов в ЛНА.

ПримерВ локальном Положении определите, как правильно оформить командировку, и утвердите документ приказом.

Помимо обязательных реквизитов организации, фамилии и должности работника, в приказе на командировку укажите место, срок и цель поездки. Согласно абз.2 п.7 Положения также фиксируется факт проезда к месту и (или) обратно на служебном / находящемся в собственности работника или третьих лиц (по доверенности) транспорте.

Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Также с приказом знакомится работник, расписывается в его ознакомлении.

Требований к оформлению распоряжения и других документов для командировки в нормативных актах нет. Организация вправе применять форму № Т-9 или Т-9а для оформления приказа, если командируются несколько человек. Также можно применять свой документ — самостоятельно разработанный и утвержденный.

Скачать бланк приказа на командировку

Скачать приказ о направлении работников в командировку

Скачать командировочное удостоверение, бланк

Скачать бланк служебного задания на командировку

В п.10 Положения указано, что работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд и суточные (п.11, п.25 Положения). Смета расходов составляется бухгалтерией. Основаниями для нее служит стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются. Однако, решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха — абз.5 п.11 Положения.

Согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. В соответствии с п.12 ст.217 НК РФ минимальный размер суточных в командировке — 100 руб, максимальный, не облагаемый НДФЛ:

  • в поездках по России — 700 рублей;
  • в заграничных — 2500 руб.

Выдача денег производится в командировках:

  • по России сообразно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. 

Основание — расходный кассовый ордер 0310002 — форма № КО-2. Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/working-conditions/oformlenie-komandirovki-v-2021-godu/

Постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. N 916

Приказ на оплату проезда в командировку

Постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. N 916
“О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции, расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета”

15 апреля 2014 г., 7 марта 2016 г., 13 октября 2017 г., 18 января 2018 г., 21 мая 2020 г.

Правительство Российской Федерации постановляет:

1.

 Сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения Российской Федерации, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, таможенных органов Российской Федерации, лицам, проходящим службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации и имеющим специальные звания полиции (далее – сотрудники), направляемым в служебную командировку, возмещаются расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту прохождения службы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов), а также на проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник направлен в несколько органов государственной власти (организаций), расположенных в разных населенных пунктах (далее – расходы на проезд).

2. Расходы на проезд возмещаются сотрудникам, направляемым в служебную командировку, по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, но не выше стоимости проезда по следующим нормам:

а) для сотрудников, имеющих специальные звания высшего начальствующего состава или занимающих должности, подлежащие замещению лицами высшего начальствующего состава:

воздушным транспортом – в салоне первого класса, а при его отсутствии – в салоне бизнес-класса;

железнодорожным транспортом – в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с 2-местными купе категории “СВ” или в вагоне категории “С” с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса;

морским транспортом – в каюте I категории;

речным транспортом – в каюте “люкс”;

автомобильным транспортом – в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок;

б) для сотрудников, имеющих специальные звания старшего начальствующего состава:

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

железнодорожным транспортом – в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с 4-местными купе категории “К” или в вагоне категории “С” с местами для сидения;

морским транспортом – в каюте II категории;

речным транспортом – в каюте I категории;

автомобильным транспортом – в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок;

в) для остальных сотрудников:

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

железнодорожным транспортом – в 4-местном купе купейного вагона в поездах любой категории или в вагоне категории “С” с местами для сидения;

морским транспортом – в каюте III категории;

речным транспортом – в каюте II категории;

автомобильным транспортом – в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок.

Постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. N 171 пункт 2 дополнен пунктом 2.1

2.1.

При использовании воздушного транспорта для проезда сотрудников к месту служебной командировки и (или) обратно к месту прохождения службы, а также для проезда из одного населенного пункта в другой, если сотрудник направлен в несколько органов государственной власти (организаций), расположенных в разных населенных пунктах, проездные документы (билеты) оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если эти авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту служебной командировки сотрудника и в иные места, указанные в настоящем пункте, либо если оформление (приобретение) проездных документов (билетов) на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту служебной командировки сотрудника и в иные места, указанные в настоящем пункте, и (или) обратно.

3.

 Сотрудникам, направляемым в служебную командировку, возмещаются расходы на проезд в прямом беспересадочном сообщении, а при отсутствии беспересадочного сообщения – с наименьшим количеством пересадок от места прохождения службы до места (мест) командирования и  обратно, в том числе до станции, пристани, аэропорта, при наличии проездных документов (билетов), подтверждающих расходы на проезд (кроме такси).

4. Расходы на проезд сотрудникам, направляемым в служебную командировку, при отсутствии у них проездных документов возмещаются в соответствии с установленными пунктом 2 настоящего постановления нормами на основании документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в указанных проездных документах.

Расходы, связанные с получением сотрудниками, направляемыми в служебную командировку, у транспортных организаций таких документов, возмещению не подлежат.

5.

 По решению руководителя федерального органа исполнительной власти сотрудникам, направляемым в служебную командировку, при наличии обоснования могут быть возмещены расходы на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом сверх норм, установленных пунктом 2 настоящего постановления, в пределах средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание соответствующего государственного органа.

6. Расходы на проезд сотрудникам, направляемым в служебную командировку на территории иностранных государств, возмещаются в том же порядке, что и при направлении в служебную командировку в пределах территории Российской Федерации.

7. При приобретении сотрудниками, находящимися в служебной командировке за пределами Российской Федерации, проездных документов за иностранную валюту возмещение им расходов на проезд осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.

 Финансирование расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, Федеральной службе исполнения наказаний, Федеральной службе судебных приставов, Федеральной таможенной службе, Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации на осуществление деятельности в установленной сфере.

9. Сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации, войск национальной гвардии Российской Федерации, направляемым в служебную командировку, могут выдаваться воинские перевозочные документы для обмена на проездные документы и документы на перевозку багажа соответствующих транспортных организаций.

Председатель ПравительстваРоссийской ФедерацииД. Медведев

Москва

12 октября 2013 г. N 916

Источник: https://base.garant.ru/70474782/

Бугалтерский учет командировочных расходов в 2019 году в учреждении и новые правила направления в командировки — Audit-it.ru

Приказ на оплату проезда в командировку

Мишанина М., эксперт журнала

Журнал “Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение” № 1/2019

В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ.

Особенности направления работников в командировку

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

  • сохранить за работником место работы (должность);
  • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
  • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
  • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п.

 2 Положения № 749[1], которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя.

Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
  • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

  • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
  • на работников, имеющих детей-инвалидов;
  • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нормы возмещения командировочных расходов

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729[2]. Приведем их:

Вид расходовНормы возмещения командировочных расходов*
При наличии подтверждающих документовПри отсутствии подтверждающих документов
Оплата проездаНе выше стоимости проезда:а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)В размере минимальной стоимости проезда:а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;б) водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа
Суточные выплаты100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке
Оплата найма жилого помещенияНе более 550 руб. в сутки12 руб. в сутки

     *    Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/975105.html

Приказ о командировочных расходах: образец, как составить для возмещения затрат на командировку и выплаты денег

Приказ на оплату проезда в командировку

Выполнение работником служебного задания не по месту его постоянной работы непосредственно связанно с определенными тратами.

Законодатель возлагается обязательство по покрытию командировочных расходов по оплате проезда, проживания, суточных, а также выполненной трудовой функции на направляющее предприятие (организацию).

Выплата денежных средств из кассы компании возможно исключительно на основании специального документа – приказа о командировочных расходах.

Когда оформляется для возмещения затрат на командировку?

Статьи расходов, покрытие которых несет организация, направляющая работника в служебную поездку, закреплены статьей 168 Трудового кодекса, а также Положением №749, утвержденным ПП Российской Федерации от 13.10.2008 года.

Представленные нормативные акты обобщают такие траты единым понятием «аванс на командировку».

Для четкого проведения расчетов бухгалтерией предприятия конкретизируются все составляющие указанного аванса Налоговым кодексом РФ и Положением по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99.

Так, в соответствии с нормами налогового законодательства, суточные расходы определяются в размере 7 00 рублей для производственных командировок в пределах территории Российской Федерации и 2500 рублей для заграничных поездок на выполнение служебного задания.

Также предусмотрена статья дополнительных командировочных расходов, заблаговременно согласованных с руководителем направляющей компании.

Само понятие «аванс» предусматривает, что платеж должен производиться до начала командировки.

Однако на практике часто встречаются ситуации, когда работнику, во время пребывания на выполнении своих трудовых обязанностей не по месту постоянной работы, не хватило суммы авансового платежа и ему пришлось расходовать собственные средства.

Законодательными актами предусмотрено обязательство предприятий (организаций), направивших сотрудника в командировку, компенсировать расходы по служебной поездке, которые превышают размер выданного аванса.

Денежные средства на покрытие командировочных расходов, связанных со служебной поездкой, выдаются бухгалтерией направляющей организации (предприятия).

При получении аванса на поездку работник предупреждается о необходимости предоставления отчета по произведенным затратам в течении трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Именно в этом отчете необходимо указать все траты, превышающие размер авансового платежа.

Отчет подается вместе с подтверждающими документами, к которым относятся квитанции об оплате, проездные документы, чеки и пр.

Каждая сумма, выплаченная работником из личных средств, должна быть не только подтверждена документально, но и обоснована, т.е. руководитель направляющего предприятия (организации) вправе потребовать от сотрудника конкретизации совершенных затрат и аргументации их необходимости.

Решение о возмещении работнику личных средств, потраченных в служебной поездке, принимает начальник. Следует учитывать, что, при нецелевых тратах, может быть получен отказ в компенсации командировочных расходов.

Также фирма может не возвращать денежные средства, которые свидетельствуют о расточительности (например, работник пользовался услугами такси при наличии возможности проезда на общественном транспорте).

Как составить для выплаты денег работнику?

Приказ о возмещении командировочных расходов издается руководителем предприятия (организации), направляющего работника в поездку, после его возвращения и предоставления авансового отчета.

Порядок соответствующего возмещения прописывается в локальных актах компании. Здесь же могут быть конкретизированы виды расходов из личных средств сотрудника, которые будут ему возвращаться, а также максимальные размеры компенсации.

Приказ руководителя предприятия (организации), на основании которого бухгалтерия производит возмещение, должен составляться в соответствии с общими требованиями делопроизводства.

В представленном документе следует отобразить следующую информацию:

  • данные о работнике (ФИО, должность);
  • информация о служебной поездке (даты, сведения о приказе о направлении, место выполнения служебного задания);
  • сумма компенсации с указанием ее причины;
  • лицо, ответственное за приведение приказа в действие.

Указанный документ фиксируется в журнале приказов.

Скачать образец

Пример оформления приказа о возмещения командировочных расходов – word.

Так выглядит образец:

Выводы

Компания, направляющая сотрудника на выполнение трудовой функции не по месту его постоянной работы, обязывается покрывать все расходы, связанные с командировкой, включая те, которые работник понес из личных средств.

Локальными актами предприятия (организации) могут устанавливаться отдельные статьи превышающих расходов, подлежащих компенсации, а также ее максимальная сумма. Возмещаются командировочные расходы бухгалтерией на основании приказа работодателя.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/prikaza-o-komandirovochnyh-rashodah.html

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Приказ на оплату проезда в командировку

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован,  бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. 

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается  НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). 

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем. 
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины. 

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа,  страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст.

226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п.

 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договораСтраховые взносыНДФЛ
Аренда транспортного средства без экипажане начисляютсяудерживается
Аренда транспортного средства с экипажемначисляются на стоимость услуг по управлению автомобилемудерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Источник: https://kontur.ru/articles/5758

Оформление командировки в 2021 году

Приказ на оплату проезда в командировку

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на времякомандировки за работником сохраняется место (его нельзяуволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылкана законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идето спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающиепо ученическому договору

Можно, только если командировкасвязана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностями

Можно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов ложится на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.