Рабочий табель упрощенный

Упрощенный табель учета рабочего времени: особенности бланка и правила заполнения

Рабочий табель упрощенный

Согласно законодательству, все предприятия, в том числе представители малого бизнеса, обязаны вести учет своих отношений с наемными сотрудниками. В частности, юридические лица должны вести табель учета рабочего времени.

Этот важный документ зачастую ведется в упрощенной форме, а также в унифицированных, разработанных на уровне государства формах. Расскажем вам о заполнении данного бланка, основных обозначениях, регламенте и правилах.

Как табелируется рабочее время

Трудовой кодекс России требует, чтобы все субъекты бизнеса без исключения вели табелирование рабочего времени. Руководитель назначает лицо, которое будет заниматься учетом времени, которое отработал или пропустил каждый сотрудник. Чаще всего эти обязанности ложатся на плечи бухгалтера или сотрудника отдела кадров.

Если речь идет об ИП, то сам предприниматель может заниматься учетом времени, отработанного его персоналом. Есть специальная должность «табельщик», это практикуется на крупных предприятиях.

Помните

Отсутствие табеля учета рабочего времени может стать причиной административного наказания, которое будет нести должностное лицо или сам руководитель фирмы.

Табель учета рабочего времени можно вести двумя способами:

  • отражать каждый выход, то есть заполнять ежедневно;
  • фиксировать только прогулы, опоздания, сверхурочные, то есть все случаи, когда обычный режим работы был нарушен.

Главное, чтобы в табеле отражалась активность каждого сотрудника, ведь на основании этих сведений будет начисляться заработная плата.

Кроме того, информация из табеля необходима по следующим причинам:

  • работники понимают, что все выходы и прогулы фиксируются, это повышает трудовую дисциплину;
  • документ показывает, была ли трудовая активность на праздники и в выходные дни;
  • учитываются переработки, сверхурочные, ночные смены, которые оплачиваются по повышенной ставке;
  • устанавливается норма выработки за неделю;
  • заработная плата начисляется на основании четких, объективных данных.

Отдел кадров и бухгалтерия на основании табеля могут обосновывать необходимость взысканий из заработной платы за прогулы и опоздания, а также начисления премий за активность сотрудника.

Помните

Инспекция труда проверит табель учета рабочего времени во время своего визита на предприятие!

Государство рекомендует использовать специальные формы Т-12 и Т-13, чтобы табелировать рабочее время. Для бюджетных учреждений есть своя форма — №0504421. Остальные предприятия и ИП могут сами составить бланк, который позволить четко учитывать все явки и неявки сотрудников.

Форма Т-13 подразумевает автоматизированный учет рабочего времени, когда явки сотрудников фиксируются на турникете проходной. Поэтому поговорим о бланке Т-12, который важен для бухгалтерии с точки зрения начисления зарплаты.

Ведение учета рабочего времени с помощью табеля на практике

Для того чтобы правильно заполнять табель учета рабочего времени, следует использовать специальные обозначения — буквенные сокращения. Ниже мы приведем полный список таких кодов.

Шапка табеля и первые три графы заполняются так:

  1. Название ИП или другого юрлица.
  2. Отдел, структура, подразделение.
  3. ФИО каждого члена персонала.
  4. Табельные номера сотрудников.
  5. Номер документа, присваивается в зависимости от особенностей ведения внутреннего документооборота.
  6. Отчетный период, обычно это месяц.
  7. Обозначения, коды.

В графах с 4 по 7 следует проставлять данные о неявках, выходных, больничных. Самый главный принцип — все обозначения вносятся на основании предоставленных официальных документов, например, больничного листа или приказа об очередном отпуске. Именно документальное подтверждение правдивости внесенных в табель данных делает его достоверным и правильно заполненным.

Условные обозначения для заполнения табеля учета рабочего времени

Графы в табеле учета рабочего времени небольшие, писать слова полностью не получится. Поэтому есть общепринятые сокращения, обозначения (коды), которыми пользуются бухгалтер или другое должностное лицо, заполняя табель.

Приведем вам таблицу со всеми такими кодами и обозначениями:

Название события, вида трудовой активности сотрудникаКод и обозначение
Длительность смены, дневной01, «Я»
Длительность смены, ночной02, «Н»
Работа в праздник или выходной03, «РП»
Трудовая активность в нерабочее время, то есть сверхурочные04, «С»
Вахта, работа вахтовым методом05, «ВМ»
Командировки06, «К»
Повышение квалификации с отрывом от производства07, «ПК»
Повышение квалификации в другом городе08, «ПМ»
Отпуск09, «ОТ»
Дополнительный отпуск10, «ОД»
Выполнение государственных обязанностей«Г»
Уход за ребенком до достижения им трех лет«ОЖ»
Беременность, обычные больничные«Б»
Отпуск по рождению ребенка«ОР»
Прогул«П»
Неявка на работу по неуказанным, неустановленным причинам«НН»
Неявка, которая была заранее, своевременно согласована с администрацией«А»
Отпуск для учебы, например, сдачи сессии«ОУ»
Сколько было фактически отработано часов«Ф»

Кроме того, есть альтернативный вариант — в табеле указывается только два кода: дни пропусков и норма рабочих часов. То есть документ ведется без детализации. Правда, бухгалтеры такой метод не поощряют. Им важно, чтобы в табеле были все сведения по явкам и неявкам сотрудников, а также причинах пропуска работы, чтобы правильно начислить зарплату.

Бланки Т-12 и Т-13: основные отличия

Самое важное отличие: Т-12 заполняется вручную, а Т-13 ведется в электронном виде и заполняется автоматически. Т-13 упрощает подсчеты общего рабочего времени, он удобней, однако не на всех предприятиях есть система автоматической фиксации выхода сотрудника на службу.

Очень важно, чтобы бланк был заполнен правильно, понятным способом. Считается, что лучше всего вносить данные в табель по каждому сотруднику ежедневно, чтобы отражать текущую ситуацию на предприятии и не пропустить ничего важного. В таком случае табель будет актуальным, объективным.

Подписывает табель учета рабочего времени глава подразделения или всего предприятия, внизу также указываются данные о сотруднике, который вел документ. Дата заполнения ставится уже после подписания.

Заключение

Пренебрегать табелированием рабочего времени никак нельзя. Табель — очень важный документ, который демонстрирует трудовую активность всего персонала и лично каждого работника.

Табель повышает трудовую дисциплину, позволяет руководству следить за выходами, явками каждого сотрудника, контролировать причины отсутствия. Кроме того, табель — основа начисления зарплаты, его ведение не позволит допускать спорные моменты.

Источник: https://finach.ru/uproshhennyj-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-kak-pravilno-zapolnit/

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Рабочий табель упрощенный

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов.

Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2020 году прежняя, она не менялась с 2004 года, когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов.

Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у документа три формы: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам.

Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Третий вариант — форма 0504421 — это табель учёта рабочего времени на 2021 год, который утвержден приказом Минфина от 30.03.

2015 № 52н и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.

Правила ведения

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
  • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе.

Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, таблица учета рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.

В связи с ситуацией с COVID-19 и второй волной рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок.

Если с вопросами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации.

Если разрабатывать новый код не вариант, то можно использовать код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или за свой счет, то ставьте другой, соответствующий ситуации, код.

Программы для ведения учета

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

  • о присутствии работников на местах;
  • времени прихода и ухода;
  • периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца 2004 года издания дешевый.

Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2020 году для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит.

Сроки хранения

В каких целях используется документСрок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибылиЧетыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учетаПять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМСШесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации трудаПять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Источник: https://clubtk.ru/tabel-vremeny

Упрощенный бланк табеля рабочего времени в 2020 году – скачать бесплатно, пример, заполненный, образец, ворде

Рабочий табель упрощенный

При расчете заработной платы для сотрудников, бухгалтер предприятия использует данные из табеля учета рабочего времени, который является обязательным к заполнению. Существует несколько нюансов составления, которые следует принимать во внимание.

Учет времени, проведенного работником на предприятии, ведется для того, чтобы определить, присутствовал ли человек на своем месте, и положена ли ему зарплата за конкретный рабочий день.

Фактически, фиксируется отработанное время. Данный документ не является обязательным, его можно вести в произвольной форме по мере необходимости. Однако, предпочтительная форма бланка была разработана и одобрена Госкомстатом РФ.

Практически на всех предприятиях для учета рабочего времени сотрудника используется упрощенная форма табеля. Данный бланк представлен в бухгалтерии, как документ с номером Т-12.

Он ведется полностью вручную, хотя составляется с помощью программы Excel и в дальнейшем распечатывается.

Табель упрощенной формы – рабочий инструмент, который используется на предприятиях для того, чтобы фиксировать дни, когда сотрудник присутствовал или отсутствовал на своем месте.

С помощью формы можно указывать и причины, по которым был совершен пропуск. Указывается цифровой код, означающий одну из некоторых причин:

  1. Временная нетрудоспособность.
  2. Основной отпуск.
  3. Повышение квалификации.
  4. Уход на сессию — для студентов.

Документ заполняется в течение 30 – 31 дня, после чего обязательно распечатывается бланк на новый месяц. Заполненная форма передается бухгалтеру и является основанием для расчета заработной платы.

Заполнение документа осуществляет сотрудник отдела кадров, либо руководитель структурного подразделения. В некоторых, крупных организациях, учет ведет специально нанятый человек – табельщик.

Документ учета времени является одним из самых основных, поэтому заполнять его нужно, в соответствие с действующими требованиями.

По сути, табель ведется в крупных компаниях, в которых число работников превышает 10-15 человек, но некоторые небольшие организации тоже начали заводить упрощенный бланк, однако для них он не является обязательным, допустимо ведение специального журнала.

В зависимости от того, какая будет принята система учета кадров, необходимо сформировать единый документ для всех сотрудников компании, либо по одному – на каждое внутреннее подразделение.

Следует учесть, что табель является регулярным документом, что означает обновление бланка каждый месяц.

При этом присваивается определенный порядковый номер, в соответствие с месяцем. Вести документ необходимо во все дни, обозначаются и общие, государственные выходные дни.

Заполнение осуществляется по желанию руководителя – в бумажной или электронной форме. Но в последнем случае документ распечатывается в конце месяца для того, чтобы все лица, которые несут ответственность за заполнение, могли поставить свою подпись.

Для чего необходим упрощенный вариант

Основные задачи ведения табеля по упрощенной форме:

Учет количества дней в каждом месяцеПроведенных человеком на рабочем месте. Заполняются соответствующие графы документа. Эта информация является обязательной и основной, поскольку бухгалтер рассчитывает заработную плату, исходя из количества проработанных дней. Для обозначения используется специальный код, например, О – отпуск, или В – выходной
Заполнение некоторых данныхНеобходимо для того, чтобы представители налоговой организации могли проанализировать работу предприятия и отдельных лиц. Так, поводом для дальнейшего разбирательства может стать начисление зарплаты за дни отсутствия работника на месте. Это связано с тем, что данная практика приводит к фиктивному росту расходов на предприятии, за счет чего происходит снижение налогооблагаемой базы
Для предоставления данных по количеству рабочих дней в ФСССведения, указываемые в бланке, используются сотрудниками фонда соцстрахования для того, чтобы высчитать размеры пособий
Защита интересов работника в трудовой инспекции и судеДополнительная функция, которая достигается при его заполнении. В случае, если будет доказано, что бланк заполнялся неправильно, то фирму ждет крупный штраф
Осуществляется контроль за соблюдением внутреннего распорядкаРазрабатывается статистика предприятия, в том числе по отделам

Российским законодательством не была установлена ответственность за отсутствие на предприятии табеля, однако данная ситуация все равно является правонарушением при определенных обстоятельствах, а ответственные лица привлекаются к административной ответственности.

Для должностных лиц размер штрафа составляет до 5 000 рублей, для юридических – до 50 000.

Пример заполнения документа (образец)

В отличие от стандартной формы Т-13, которая является произвольной и содержит сведения о предприятии, в том числе и форму собственности, ОКПО, в упрощенной таблице эти сведения можно не указывать.

При этом номер документа устанавливается в соответствие с порядком ведения внутренней документации на предприятии.

В верхней части требуется вписать наименование отдела. При этом следует помнить, что его руководитель обязательно ставит свою подпись в конце документа, даже в том случае, если его заполнение не входит в список непосредственных обязанностей.

Ответственное лицо самостоятельно устанавливает порядок, в котором будут записаны сотрудники.

Чаще всего, осуществляется сортировка в соответствие с алфавитом, но это не обязательно. Возможна расстановка в соответствие с табельными номерами.

Обязательные графы в документе:

  1. Наименование отдела.
  2. Дата заполнения – месяц.
  3. Список сотрудников.
  4. Подписи ответственных лиц в конце документа.

Общепринятые обозначения:

ЯРабочий день (явка)
ВЗаконный выходной гражданина
ОТОтпуск
РПДополнительная отработка в выходной день
ПКПосещение курсов повышения квалификации
ККомандировка
ББольничный отпуск, оформляемый при условии наличия больничного листа
УУчебный отпуск, при оформлении соответствующего вызова из ОУ
ТБольничный без оформления документов, неоплачиваемый

Заполнение бланка чаще всего происходит ежедневно, по простой схеме. Требуется напротив фамилии каждого сотрудника проставлять буквенный код, в соответствие с ситуацией.

Если человек вышел на работу, ставится код Я, а напротив фамилий тех, кто находится на больничном – Б или Т.

В последней, шестой графе приводится общий результат, полученный после суммирования данных за весь месяц.

Для того, чтобы упростить ведение табеля, необходимо использовать специальную форму Т-12, которая содержит лишь самые основные графы.

Документ передается табельщику, который в дальнейшем, по мере необходимости, осуществляет заполнение стандартной, унифицированной формы. Заполнять и создавать документ можно с помощью шаблонов и образцов.

: по данной теме

Срок его хранения

В соответствие с постановлением Министерства Культуры № 558, все кадровые документы по учету времени сотрудников, должны храниться в архивах в течение отведенного законом срока:

При обычных условиях работы гражданинаВ течение 5 лет с момента закрытия
При выполнении сложной, опасной работы на вредных производствахДокументация сохранятся в течение 75 лет

Как правило, за хранение внутренней документации предприятия отвечает отдел кадров или бухгалтерия.

Составление бланка осуществляется в форме Т-13, или по упрощенной – Т-12, при условии, что в дальнейшем все данные будут перенесены табельщиков в систему. Храниться должны как бумажные, так и электронные варианты документа.

Перед тем, как начать использовать файловую систему, начальник отделения должен издать приказ, которым будет установлен и закреплен порядок использования упрощенной формы на предприятии, и закрепить порядок заполнения отдельным, локальным нормативов по форме Т-12. Для этого потребуется использование электронной подписи.

Самый лучший способ – воспользоваться готовым бланком и вписать в него все необходимые данные. Это позволит избежать ошибок, и значительно упростит задачу.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/uproshhennyj-blank-tabelja-rabochego-vremeni/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.