Реквизиты как правильно оформить

Оформление отдельных реквизитов документа

Реквизиты как правильно оформить

Эмблема организации или товарный знак. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами. Эмблема располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации, относится к постоянным реквизитам

Код организации. Проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в соответствии с документами, выданными Государственным комитетом РФ по статистике, включает 8 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева – ОКПО 52016909.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, включает 13 знаков и является постоянным реквизитом.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН), включает 10 знаков и является постоянным реквизитом КПП включает 9 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева ИНН 2466044590, КПП 246601001.

Код формы документа. Код формы документа представляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД; только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификаторы управленческой документации. Код состоит из 7 знаков. Код формы документа – обязательный реквизит для оформления всех документов, кроме письма.

Наименование организации. Автор документа указывается на каждом документе. Автором документа выступает организация и её наименование указывается в соответствии с положением или уставом, на основе которого она образована. Под наименованием организации указывают полное её наименование.

При наличии вышестоящей организации её наименование указывается выше наименования организации. Наименование организации, постоянный реквизит и используется при изготовлении всех организационно-распорядительных документов. Сокращённое наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах.

Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные об организации. Обязательно указывать почтовый адрес и номера телефонов.

Почтовый адрес оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых Постановлением Правительства РФ в 2004 году.

В нём указывается: название улицы, номер дома, наименование населённого пункта (города, посёлка), наименование области, края, почтовый индекс.

Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  – дата его принятия. Для акта  — дата события. Дата документа представляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Буква «г» не ставится.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точками, год четырьмя арабскими цифрами. Например: 04.10.2003.

В текстах документов, содержащихся сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». Например: 04 октября 2003г.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется каждому входящему, исходящему документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, в пределах календарного года, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре, индексом должностного лица.

На документах, совместно составленных двумя и более организациями регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ на № _______ от _________Этот реквизит размещается на бланке и заполняется при составлении письма-ответа.

Место составления или издания документа. Этот реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например: приказ, распоряжение, постановление, протокол и т.д.).Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Документы отправляются в адрес организации, их структурных подразделений, должностных или физических лиц. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Председателю профсоюзной организации КГПУ им. В.П. Астафьева О.Г.Софроновой.

 Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо.

Например:    Председателям профсоюзных организаций университета

Документ не должен содержать более четырёх адресатов.

Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Председатель профсоюзного комитета КГПУ им. В.П. Астафьева

личная подпись                                О.Г. Софронова

05.09.2003

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется число и месяц.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования, утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания трудового коллектива

от 10.02.2003 № 2

Резолюция. Резолюция пишется руководителем от руки непосредственно на документе под реквизитом «Адресат» и включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости конкретные действия); срок исполнения; подпись руководителя; дату подписания

Например: Н.А. Налимовой

Источник: https://olgasofronova.ru/oformlenie-otdelnyx-rekvizitov-dokumenta.html

Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов

Реквизиты как правильно оформить

Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

В разных документах используются различные реквизиты.

Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье заявление), содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись.

Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид док-та: «приказ»; текст, передающий распорядительные действия; визы согласования; регистрационный индекс; дату и подпись.

Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. В числе этих реквизитов: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания док-та, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись, печать, гриф утверждения.

Единые правила оформления документов необходимы:

· для придания юр силы документам;

· качественного и оперативного составления и исполнения документов;

· удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования правил оформления документов существуют независимо от того:

· государственное это предприятие или коммерческое;

· каким видом деятельности занимается предприятие;

· как ведется ДП (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1, с. 5021);

02Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

03эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации);

04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

05основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В связи с вступлением в силу ФЗ № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный №, который указывается во всех документах ЮЛ и является его важной индивидуальной характеристикой;

06идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии), например:

– Минсвязи России

– Научно-технический

– центр «Орион»

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным (русским) языком язык субъектов РФ, печатают на двух языках

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

09справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

10 наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

– приказ, акт, справка и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Н-р, дату 6 апреля 2005 г. следует оформлять 06.04.2005. допускается словесно-цифровой способ оформления даты, н-р, 06 апреля 2005г.

, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, н-р: 2005.04.06

12 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

· дела по номенклатуре;

· вопросов деятельности;

· должностных лиц или исполнителей;

· структурных подразделений;

· корреспондентов и т.п.

Например: № 1-3/115 (1 – № структурного подразделения, 3 – № дела по номенклатуре, 115 –порядковый № документа)

№ ОМ –3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 – № дела, 115 – порядковый № дела)

№ ЮЛ – 3/115 (ЮЛ – Юрий Лужков, 3 – № дела, 115 – порядковый № дела)

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер: 01-20-105/11921 (0120105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ).

13ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. На № ____

от ______ – этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата)

14 место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

– Минсвязи России

– департамент информатизации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ЗАО «Вист»

А.И. Смирновой

или:

ЗАО «Луч»

Главному бухгалтеру

В.М. Соловьевой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следуют указывать обобщенно, например:

– Руководителям предприятий

– Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

– наименование организации;

– структурное подразделение;

– должность, инициалы и фамилия;

– почтовый адрес

Например:

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

А.В. Байкалову

Ул. Полянка,17

Москва,113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р.

Ул. Сосновая, д.3, кв.12

г. Егорьевск

Московская область, 1403004

16 гриф утверждения документа. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Обязательному утверждению подлежат:

· уставы, положения о предприятиях (филиалах);

· штатные расписания;

· акты проверок, акты приема-передачи;

· должностные инструкции;

· сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Личная подпись А.В. Дашков

02.09.2005

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Утверждаю

Генеральный директор

ЗАО «Славнефтьконтинент»

Личная подпись А.И.Круглов

Источник: https://studopedia.ru/3_68335_sostav-rekvizitov-pravila-oformleniya-rekvizitov.html

Правила оформления реквизитов

Реквизиты как правильно оформить

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.

Расположение реквизитов на документах и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТов, которые устанавливают максимальный набор реквизитов, используемых в документах.

В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. Для автоматизированной обработки документов каждому реквизиту присвоен цифровой код.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике делопроизводства, относятся:

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа

Каждый документ можно разделить на 3 основные части, каждая из которых содержит свой набор реквизитов:

– заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

– основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

– оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

В данном курсе лабораторных работ рассматриваются наиболее важные используемые реквизиты.

Реквизит «эмблема организации» – условное (символическое) буквенно-графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

Эмблема организации помещается на бланках предприятий независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа. Если на бланке предприятия имеется герб, то эмблему в этом случае не ставят.

Реквизит «наименование организации» – это фирменное наименование, которое должно содержать указания на его организационно-правовую форму и тип акционерного общества (закрытое или открытое).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

Предприятие вправе иметь полное и сокращенное наименования на русском языке, иностранных языках и языках народов.

В наименовании используются сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), ОАО (открытое акционерное общество) и т.п. Наименование может быть размещено на бланке или печататься при составлении документа. Кроме наименования предприятия может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит «наименование организации» располагается рядом или под реквизитом «эмблема организации».

Реквизит «справочные данные об организации».

Справочные данные об организации представляют юридический адрес предприятия и включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов и другие сведения по усмотрению организации.

В состав реквизита может входить расчетный счет в банке, адрес электронной почты, Web-страница в Интернете, номер лицензии и дата ее выдачи.

На бланках писем справочные данные проставляются типографским способом или с помощью ПК.

Справочные данные об организации располагаются под реквизитом “наименование организации”.

Реквизит «наименование вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизитов «наименование организации» и «справочные данные…» и печатают от границы левого поля или по центру прописными буквами, например, АКТ, СПРАВКА, КОНТРАКТ.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Реквизит «дата документа» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

– дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

– дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

– дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака ), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1999 года следует оформлять 06.04.99.

В документах, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты, например, 6 апреля 1999 г. Рекомендуется его использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «наименование вида документа» и печатается от границы левого поля.

Реквизит «регистрационный номер документа» – это условное (цифровое или буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа» или у границы правого поля.

Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.п., например, № 1, № 2, № 3….

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Номер документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/1-4: 57 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 1 – структурное подразделение, 4 – номер дела в этом подразделении.

Вместо номера структурного подразделения может использоваться код должностного лица, например, ОС – Олег Сосковец.

По усмотрению организации номер может дополняться условными обозначениями, облегчающими работу с документами, например, № 12-РМ (распоряжение мэра), № 21-ДП (договор поставки) и т.п.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа».Место для этого реквизита отводится только на бланках писем, факсов. Заполняется реквизит при оформлении письма-ответа.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом:

На № 15/1-3 от 08.06.99.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»проставляют на секретных документах, а также документах, содержащих конфиденциальные сведения.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна» или знака «КТ». Под этим грифом необходимо проставить также № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля, например: Коммерческая

тайна

Экз. № 2

или

Конфиденциально

Экз. № 1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Для служебного пользования», «Секретно» и «Совершенно секретно».

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица – получателя документа и, при необходимости, его почтового адреса.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

– наименование фирмы в именительном падеже;

– структурное подразделение в именительном падеже;

– должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

– почтовый адрес.

Например: ОАО “Сталкер”

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17

Или несколько иного вида, например:

Директору

ОАО “Эра”

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14

Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам – почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например: 119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Адрес факса указывается следующим образом:

Директору

ЗАО “Развитие”

Федорову А.И.

ф. (095) 235-41-08

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков (8 см) от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков «уголков».

Реквизит «гриф утверждения документа». Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты.

Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из:

– слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);

– наименования должности лица, утвердившего документ;

– его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Гранд”

Подпись П.Н. Климов

01.03.99

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора ЗАО

Источник: https://poisk-ru.ru/s8948t10.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.